Другий рік пандемії ще досі не дозволяє конференц-індустрії Львова працювати на всю потужність. Карантинні обмеження, нові правила проведення конференц-подій, заборони на подорожі – все це не сприяє організації національних та міжнародних конференцій з залученням іноземних спікерів. Та все ж конференц-ринок Львова продовжує працювати. Останні два роки (2020-2021) наукові спільноти, професійні організатори подій, установи та компанії навчилися бути гнучкими у своїх планах, підлаштовуватися під нові реалії та швидко реагувати на можливості. 

Команда Львівського конференц-бюро 2021 рік зосередила свою увагу роботу на чотирьох напрямках:

  1. співпраця з локальним середовищем; 
  2. конференц-події національних асоціацій;
  3. статистика конференц-подій Львова;
  4. промоція Львова як конференц-дестинації;
  5. подання заявок на міжнародні події.

Що вдалося зробити, а що ні? Як сьогодні виглядає конференц-індустрія Львова? Які конференції повернулися після скасування у 2020 році? На яку суму вдалося конференц-бюро підтримати національні, міжнародні конференції, що відбулися у Львові? 

Підбиваємо підсумки роботи у 2021 році. Коротко та з акцентами на головне. 

Співпраця з локальним середовищем

Щодо реалізації першого напрямку, то тут увагу зосередили на співпраці з Почесними Амбасадорами Львова та ініціативними представниками міських установ, організацій. На 7-й Галі Амбасадорів до клубу приєдналися п’ять науковців та одна культурна діячка. Амбасадорами 2021-2023 стали:

  • Григорій Дмитрів – декан хімічного факультету Львівського національного університету імені Івана Франка;
  • Костянтин Дмитрук – заступник директора з наукової роботи Інституту біології клітини НАН України;
  • Луцюш Запрутко – завідувач кафедри органічної хімії Познанського університету медичних наук;
  • Ігор Мриглод –  головний науковий співробітник Інституту фізики конденсованих систем НАН України;
  • Іоланта Пришляк  – заступниця генерального директора з організаційно-правових питань та зв’язків з громадськістю Львівської національної філармонії ім. Мирослава Скорика;
  • Любов Янків-Вітковська – доцент кафедри Вищої геодезії та астрономії НУ «Львівська політехніка».

Новообрані Амбасадори, крім почесної відзнаки, отримали також сертифікат на 25 тисяч гривень, який дозволяє використати кошти на організацію конференційних подій у Львові.

Протягом року команда бюро організувала три зустрічі клубу Амбасадорів, де обговорювала поточні проекти, планувала діяльність та ознайомила з новими конференц-локаціями. В рамках Пакету підтримки, конференц-бюро вдалося дофінансувати конференції, організатори яких Амбасадори, на загальну суму 283 тисячі гривень. 

На сьогодні Програма налічує 60 Амбасадорів, з якими реалізовано більше 50 спільних проектів у сфері медицини, освіти, науки, культури, туризму, бізнесу. 

Конференц-події національних асоціацій

У другому напрямку роботи щодо конференцій національних асоціацій, команда бюро реалізовувала Програму «Пакет підтримки».  Львівська міська рада підтримала ініціативу бюро та виділила 1 мільйон гривень на фінансування національних та міжнародних конференцій. Це унікальний випадок. Львів став першим містом в Україні, яке надало фінансову підтримку конференціям під час пандемії. 

Всього для участі в конкурсі свої заявки подали 63 установи та організації. Серед них – університети, дослідні інститути, туристичні компанії, благодійні фонди, медичні заклади, освітні, спортивні, культурні установи. Керівною Радою було обрано 45 переможців. Найбільше конференцій відбулося у 7 напрямках: наука, медицина, освіта, туризм, культура, бізнес, молодь.

Протягом року, враховуючи всі карантинні обмеження, організатори конференц-подій поводили конференції, форуми за участі національних та міжнародних делегатів. Так учасниками конференцій стали 7990 осіб. Загальний бюджет всіх проведених конференцій становив 8 749 271 гривень. Основні статті витрат кошторисів конференцій стосувалися оренди конференц- залів, транспорту,  харчування та проживання учасників, друкованої продукції, екскурсій для делегатів, технічного забезпечення. Кошти залишалися у Львові, так як це було однією з вимог програми. 

Ще одним напрямком роботи з конференц-подіями національних асоціацій є формування бази всеукраїнських асоціацій. На жаль, в Україні не має інформаційного ресурсу, де розміщені дані про кількість, сфери, контакти та саму діяльність асоціацій за аналогом міжнародної бази ІССА.

Львівське конференц-бюро розпочало роботу з формування актуальної бази. На сьогодні нам вдалося сформувати таблицю з 629 національних асоціацій, де вказано рід діяльності, контактні дані та ключові конференц-події, які організовують ці асоціації. Паралельно розпочалася робота з формування всеукраїнської бази професійних організаторів конференцій. На сьогодні вдалося зібрати інформацію про 52 івент-агентства. 

Статистика конференц-подій Львова

Щодо аналітики конференц-ринку Львова, то команда бюро продовжила роботу з порталом MICE-аналітика. Вдалося налагодити співпрацю з конференц-локаціями Львова: готелями, університетами, бізнес-центрами та іншими залами, де проводяться конференції, щоб отримати актуальні дані. 

Так у 2021 році у Львові відбулося 785 конференцій різного типу. Звісно, враховуючи всі карантинні обмеження, найбільше було локальних та національних конференцій, так як міжнародні партнери не завжди мали можливість приїхати до Львова. Щодо сфери, то найбільше конференцій відбулося у медичній, освітній, науковій галузі. Організатори конференцій найбільше обирали класичні конференц-зали у готелях. На другому місці користувалися популярністю конференц-зали університетів. Щоправда, відсоток тих, хто обирав унікальні місця проведення, такі як Будинок Вчених чи територію колишнього заводу Festrepublic, збільшився порівняно з 2019 роком. 

Традиційно найбільше конференцій відбувалися у травні та вересні. За розміром найбільше конференц-подій було до 50 осіб. Саме таких залів у Львові найбільше. Однак, є попит на локації більше 500 осіб. І у 2022 році свої двері відкриють нові об’єкти з конференц-інфраструктурою.

Важливим показником 2021 року є проведення великих щорічних конференцій, які обрали Львів своїм містом-зустрічі.  З 40-а маркерних конференцій усі цьогоріч відбулися наживо або у змішаному форматі. На відміну від 2020 року, коли більшість цих конференцій були скасовані. 

Промоція Львова як конференц-дестинації

У напрямку промоції цьогоріч команда бюро зосередилася на участі у національних подіях та просування на них Львова як міста для проведення конференцій. Традиційно були партнером Event Industry Forum, де презентували оновлений сайт з розділом для професійних організаторів подій. Відвідали міжнародний форуму «MICE Review» від Державної агенції з розвитку туризму, Global Mice Congress та 26-та міжнародну туристичну виставку UITT: «УКРАЇНА – Подорожі та Туризм».

Також підготували презентацію про діяльність бюро для представників національних асоціацій в рамках «Всеукраїнської конференції наукових дослідників».

Вдалося також залишитися у міжнародному полі зорі. 

Команда конференц-бюро приймала в онлайн форматі Conventa Trend Bar – освітній воркшоп для гравців івент-індустрії. Взяли участь MMP форум для професіоналів MICE-індустрії та навчальному саміті керівників ділових подій та професіоналів конференц-індустрії Convening EMEA. Долучилися до онлайн-марафону святкування Всесвітнього дня ділової гостинності.

Ще одним пунктом промоції була співпраця зі ЗМІ. Про конференц-можливості Львова опублікували 10 статей міжнародні видання. Про діяльність бюро та конференц-ринок Львова згадали більше 23 раз національні медіа.

Інформаційні ресурси бюро також публікували новини про конференц-події Львова, нові конференц-локації, доповнюючи два розділи «Календар подій» та «Запланувати подію», що є важливими для ораганізаторів конференцій. 

Подання міжнародних заявок

У напрямку роботи з заявками вдалося підготувати 5 пропозицій для міжнародних асоціацій на проведення їхній подій у Львові. 2 було виграно: конгрес CIOFF та Європейська зустріч кристалографів. Одна відхилена. Ще 5, написані у 2020-2021  чекають розгляду. Враховуючи карантинні обмеження, міжнародні партнери переносять свої події або ж зовсім скасовують. Також збільшуються вимоги щодо проведення заходу, яким Львів через конференц-інфраструктуру не завжди може відповідати. Таким чином, акцент бюро робить на запрошення менших профільних подій міжнародних асоціацій. 

ПІДСУМКИ

2021 рік видався непростим для конференц-індустрії Львова. Та все ж гравці ринку швидко адаптуються до нових реалій, та прагнуть якнайшвидше повернутися до показників 2019 року. Статистика проведених конференцій дає надію, що наступний рік у місті відбудеться ще більше конференц-подій. Відкриття нових авіаліній дасть можливість міжнародних партнерам простіше добратися до Львова та брати участь у ділових заходах, а нові конференц-зали на більшу кількість осіб створять умови для проведення великих конгресів. 

Команда конференц-бюро запланувала на 2022 рік чимало заходів, які б мали допомогти пришвидшити процес виходу з наслідків пандемії. Впевнені, що спільними зусиллями нам це вдасться. 

Переглянути публічний звіт Львівського конференц-бюро можна за посиланням